Bajo el estudio de casos particulares y pensando en su propia organización, el modelo metodológico permitirá al asistente a analizar las variables y las estrategias para otorgarle a su empresa una ventaja competitiva con el uso adecuado de la información, metodologías que son aplicables mediante la organización y conservación adecuada del patrimonio documental empresarial.
- Prepare su empresa para el TLC y las costumbres archivísticas americanas de “información oportuna y a tiempo”.
- Cumpla con lo establecido en la norma ISO Numerales 4.2.3 Control de la información o 4.2.4. Registro de información.
- Reduzca notablemente sus costos por generación y conservación de documentos y de paso ayude al medio ambiente.
- Evite demandas y riesgos innecesarios por el saboteo, el extravío de sus documentos o el incumplimiento de la ley.
- Trate su archivo como propiedad de la empresa y no como propiedad de cada funcionario.
- Su archivo, su historia, su patrimonio. Cuídelo adecuadamente.
Temas a Tratar mediante la metodología de pregunta abierta.
- El Diagnostico integral de Archivo.
- La ventaja de contar con una Estructura Metodológica
- Tablas de Retención y Valoración Documental
- Listado y el Registro Maestro de Documentos
- Implementación del modelo de gestión documental
- Organización de archivos y fondos acumulados.
- Automatización e implementación de Ventanilla Única de Correspondencia
- Disposición Final de documentos.
- Conformación de Órganos Asesores y Colaboradores.
Dirigido a.
Directores Administrativos, Directores de Calidad, Jefes de Archivo, Jefes de Área Administrativa, Asesores Jurídicos, Coordinadores de proyectos y funcionarios con responsabilidad sobre documentos o archivos.
Observaciones:
Debido a que es una actividad motivada por la consulta permanente de nuestros clientes, hemos abierto un espacio con invitación directa y sin costo, por lo tanto se recibirá una inscripción por empresa debidamente identificada y convocada.
El Cupo es limitado y lamentablemente por tiempo y espacio no es abierta al público, sin embargo se realizara la actividad abierta durante el mes de Junio de 2012.
LA DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS. UN TEMA DE VENTAJA COMPETITIVA.
En la actualidad la información se considera un recurso valioso que proporciona ventaja competitiva a las organizaciones y sus administraciones en la toma de decisiones. Ello vislumbra la necesidad, por parte de los diferentes sectores económicos, la demanda de nuevos servicios en el ámbito archivístico y la gestión de documentos.
Por otro lado, el repunte de la empresa privada en el crecimiento económico, debe ir acompañado de la normalización de métodos y técnicas apropiadas para la producción, conservación y valoración de los documentos.
Así mismo la Administración Pública y Privada deben adoptar medidas y normas no solo buscando la acreditación, sino con una verdadera convicción de eficiencia y calidad futura.
Un verdadero sistema de gestión de documentos debe integrar factores como el flujo de trabajo, la estructura funcional – jerárquica, periodos de retención y valores de los documentos para de esta manera disminuir costos y recursos, a partir de la eliminación de duplicidad documental y el ahorro del espacio requerido en el almacenamiento de información.
Partiendo de este precepto ISSO evalúa, planea, organiza e implementa un modelo de trabajo ajustado a las necesidades de su empresa, depurando la documentación vital e incorporando métodos y tecnología de punta en el administración de información.
