UN TEMA DE VENTAJA COMPETITIVA.
En la actualidad la información se considera un recurso valioso que proporciona ventaja competitiva a las organizaciones y sus administraciones en la toma de decisiones. Ello vislumbra la necesidad, por parte de los diferentes sectores económicos, la demanda de nuevos servicios en el ámbito archivístico y la gestión de documentos.
Por otro lado, el repunte de la empresa privada en el crecimiento económico, debe ir acompañado de la normalización de métodos y técnicas apropiadas para la producción, conservación y valoración de los documentos.
Así mismo la Administración Pública y Privada deben adoptar medidas y normas no solo buscando la acreditación, sino con una verdadera convicción de eficiencia y calidad futura.
Un verdadero sistema de gestión de documentos debe integrar factores como el flujo de trabajo, la estructura funcional – jerárquica, periodos de retención y valores de los documentos para de esta manera disminuir costos y recursos, a partir de la eliminación de duplicidad documental y el ahorro del espacio requerido en el almacenamiento de información.
Partiendo de este precepto ISSO evalúa, planea, organiza e implementa un modelo de trabajo ajustado a las necesidades de su empresa, depurando la documentación vital e incorporando métodos y tecnología de punta en el administración de información.
QUE ES LA DIGITALIZACION DE ARCHIVO
Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros), que solo puede ser leída o interpretada por computador.
Pasamos sus documentos a formato electrónico para que puedan ser almacenados en una base de datos ó en cualquier tipo de almacenamiento ya sea óptico o magnético.
Este tipo de transformación permite tener sus datos almacenados y ordenados, permitiendo así la fácil consulta de los mismos ahorrando tiempo y dinero. Nos encargamos de transformar a formato electrónico todos aquellos documentos en papel así como fotografías, diapositivas, imágenes a color y blanco y negro.
LAS ETAPAS DEL PROCESO
RECEPCION: VERIFICACION: PREPARACION: CAPTURA: RECONOCIMIENTO DE TEXTO APLICACIÓN DEL CONTROL DE CALIDAD: INDIZACIÓN:
VENTAJA COMPETITIVA
Sabe usted cuanto tiempo gasta un empleado buscando informacion sobre los movimientos contables de hace 5 o 10 meses en grandes libros y comprobantes de egreso o recibos pequeños acumulados?
Si ese empleado, simplemente se sentara en su estacion de trabajo y buscara en el indice digital “egreso + juguetes + 20 de marzo de 2010” le saldrian las compras de Juguetes de esa fecha. En…. practicamente 10 segundos…. Si esto no esta digitalizado… realmente demoraria horas!!!
Tiempo = Dinero
Ahora bien, que sucederia si algun cliente le visita y se da cuenta que la informacion correspondiente a su contrato esta perfectamente organizada en medios digitales? que los contratos, novedades o facturas emitidas estan a la mano de la gerencia? Supondriamos que seria un toque de seriedad y elegancia a su operacion.
VENTAJA COMPARATIVA
Cuantos de su competencia tienen sus archivos en medios digitales y protegidos?
Los archivos y el derecho a la información están amparados en normas constitucionales y legales, por lo tanto El desconocimiento de las normas y leyes no exime a ninguna entidad Pública o Privada de su responsabilidad y custodia.
SEGURIDAD ANTE TODO
Los archivos digitalizados permiten a las entidades, ademas de reducir tiempos de busqueda y arriesgarse a no encontrar en sus libros lo que buscan tambien les asegura.
Evitar que sus archivos sean extraviados intencionalmente.
Evitar que los archivos sean adulterados, manipulados o saboteados.
Crear una base de datos de la informacion corporativa sin riesgo de olvidar aquella importancia de la memoria historica.
Evitar pagos innecesarios por historias laborales incompletas, facturas re canceladas o algun otro menester que ponga en riesgo la entidad.
Y la mas importante, darle seriedad a sus socios en cuanto al contenido documental de la organizacion.
La digitalizacion de documentos es un tema sencillo de tratar pero que requiere de elementos sofisticados y personal capacitado. Escaners como los Fujitsu, Kodak, permieten escanear hasta 60 paginas por minuto, y realizar un tratamiento correcto a las imagenes mediante la indexacion y el OCR.
MARCO LEGAL
ARTICULO 31. TERMINO DE CONSERVACION LOS LIBROS Y PAPELES DE LOS COMERCIANTES.
Podrán destruirse después de veinte (20) años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, podrán destruirse transcurridos el término de que trata el artículo 60 del Código de Comercio.
La gestión de documentos debe basarse en el concepto de Archivo Total planteado en la Ley 594 de 2000 y la Norma ISO 9001 Versión 2000 numeral 4.2.4 que determina: “Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad. Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.
“Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros”.
FINALMENTE:
Es un tema de moda? de ventaja? de organizacion? de seguridad? o simplemente es algo que puede necesitarse?
En ISSO podemos ayudarte a solucionar tus problemas documentales y generarte la mejor propuesta de servicio.
mercadeo@isso.com.co
