Primero que todo… ¿Qué es custodia de documentos?
La custodia de documentos es la guarda o tenencia de los documentos de una empresa o persona, que constituyen el foco dentro de la misma, esta custodia conlleva responsabilidades jurídicas en cuanto a su preservación, ya que se deben cumplir la normatividad establecida por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo No. 008 del 2014.
Importancia de la custodia de documentos
Los documentos son un elemento de gran importancia dentro de una empresa o para una persona, ya que escriben la historia de esta, por lo tanto, es indispensable salvaguardar la integridad de estos. La custodia de documentos ofrece beneficios tales como:
- Optimización de espacios: al dar los documentos en custodia, se podrá disponer de un mayor espacio para trabajo y este puede ser destinado para lo que la empresa requiera, se pueden adecuar más puestos de trabajo, se pueden expandir las instalaciones entre otras.
- Reducción de costos: al entregar los documentos a custodia, esto implica que no se incurrirán en costos adicionales por el mantenimiento o conservación de estos, ya que se tercerizara esta actividad.
- Seguridad: se obtiene mayor seguridad en la información tanto física como electrónica, ya que para prestar el servicio de custodia se debe cumplir con las condiciones de edificio y locales destinados a archivos tal como lo establece el Acuerdo No. 049 del 2000 y no poner en riesgo la integridad de los documentos.
- Documentación bajo el marco legal: los documentos se encontrarán en cumplimiento con la normatividad establecida por el AGN y las empresas establecen el plazo en mantener la conservación de estos.
Ahora conoces la importancia de conservar los documentos y los beneficios tanto jurídicos como económicos que puedes obtener para controlar ese almacenamiento de archivo y no entrar en riesgo de pérdida de este.
