Todo suceso repentino conlleva a cambios que en ningún momento hemos contemplado; con la llegada del Covid-19 a nuestro país se creó una nube de incertidumbre en el aspecto personal, familiar y laboral. Se implementó a la fuerza el teletrabajo o trabajo en casa con visitas ocasionales a las oficinas y se creó el boom de los protocolos de bioseguridad para mitigar el posible contagio entre los colaboradores de la organización y los agentes externos; se empezó a inculcar la cultura del autocuidado y se definieron lineamientos en colaboración con el gobierno nacional con el fin de propagar el temido virus.
Al realizarse el levantamiento de las medidas preventivas impartidas por el gobierno en cuanto a la reapertura de los sectores económicos (reapertura gradual), nos encontramos con un ambiente hostil, un ambiente de zozobra y de preocupación por lo que pueda llegar a suceder con nuestro estado de salud y es aquí donde los empresarios obtienen el mayor grado de responsabilidad por cuidar y salvaguardar la integridad de cada trabajador. Al analizar cómo identificar posibles canales que conlleven al contagio y así atenuar los casos positivos, podríamos asegurar que uno de los principales es la recepción de la documentación que llega a las instalaciones de nuestra empresa. ¿Por qué?
Cuando un documento es enviado de una empresa a otra, conlleva una logística en la cual se pierde el control en la manipulación del documento (no de la información) independientemente que fuese depositado en un sobre o una caja para su envió, siempre tendrá manejo del paquete o sobre un tercero. Como desconocemos cual ha sido el protocolo del envío de estos documentos, se debe establecer un procedimiento para protegernos y a nuestros trabajadores del virus, por lo tanto, se debería contemplar las siguientes recomendaciones:
- Previamente debemos dar a conocer a los clientes, proveedores y personas interesadas con los que regularmente se tiene contacto que por protocolo todo tipo de envío y recepción se dejará en reposo o cuarentena recomendablemente por 24 horas. Esto quiere decir que las comunicaciones y solicitudes se hará llegar a su destinatario de cada área de la empresa un día después. Salvo los documentos de relevancia jurídica como lo son los contratos, derechos de petición y/o tutelas.
- Se debe definir una sola persona que realice el trabajo de recepción de documentos y paquetes. (Ventanilla Única de Correspondencia)
- Una vez se recepciona el paquete o documento, se debe depositar preferiblemente en una caja plástica designada para el día, esto quiere decir que se deben disponer de dos cajas plásticas para intercalarlas.
- El trabajador/a designado/a para esta actividad debe tener sus elementos de protección personal definidos en el protocolo de bioseguridad establecido por la empresa y se debe incluir gafas o careta cuando el volumen de documentos que llega a diario a la empresa es alto.
- Si o si cada vez que se tenga contacto con el paquete recibido debe desinfectar antes y después sus manos con gel antibacterial o en su defecto realizar el lavado de manos con abundante agua y jabón.
- Cuando los documentos requieren respuesta de extrema urgencia se debe manipular el sobre o paquete con guantes de nitrilo, vinilo o látex que serán lavados o desechados una vez termine la intervención.
En ningún caso se recomienda el uso de alcohol, gel antibacterial u otros productos que puedan afectar el contenido de la comunicación, por el contrario, si el documento está depositado en una bolsa plástica se puede realizar la desinfección con los productos de preferencia.
