VENTAJAS Y BENEFICIOS DE LA CONSULTA DIGITAL PARA EMPRESAS
Como su palabra lo expresa la consulta digital, se refiere a realizar la consulta de información que haya sido producida de forma física “en papel” o en forma “digital” por medio de herramientas tecnológicas que permiten la migración del papel al mundo Digital.
La consulta digital se logra por medio del uso de sistemas de consulta de información, que acceden a la misma de forma electrónica por medio de rutas de acceso donde los Empresarios en conjunto con sus Empleados establecen Nombres a las carpetas que almacenarán los documentos, de igual forma un orden consecutivo a la producción de Documentos, esto en el mundo archivístico se conoce como “TRD” o “Tablas de Retención Documental.
Las Tablas de Retención Documental (TRD) permiten establecer los nombres, tiempos y medios de conservación de los documentos. Instaurando así una política y forma ágil de búsqueda de documentos.
Mediante las plataformas de consultas Digitales, todos aquellos documentos que las empresas posean en físico serán migrados a Digital para realizar sus búsquedas desde cualquier dispositivo tecnológico.
Ventajas de la consulta digital para empresas
- Tiempos de respuesta más cortos
- Respaldo de la Información en más de un medio de conservación y consulta
- Acceso a la información desde lugares externos “con autorización del Departamento de sistemas”
- Toma de decisiones más acertadas
- Cambio de mentalidad de lo físico a lo digital
Beneficios de la consulta digital para empresas
Al contar las empresas con consultas digitales empezara a tener los siguientes beneficios:
- El personal podrá realizar labores desde el hogar contando con la información en tiempo real
- Manejo de los archivos de la empresa en espacios más reducidos
- Optimización de las áreas de trabajo dentro de las Empresas
- Copias de seguridad de toda la información que produce la Empresa o Entidad
Por medio de la pagina del archivo General de la Nación – AGN podrá acceder mediante la siguiente ruta de consulta https://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos/publicaciones, a la guía “Requisitos Mínimos de Digitalización”. Con los cuales su empresa puede iniciar la digitalización de los Documentos físicos y posteriormente vincularlos a una plataforma de consultas digitales.
